Memoria institucional: el aporte de todos construye el futuro de la Universidad de La Sabana
Conservar la memoria institucional de una universidad implica sostener en el tiempo fotografías, videos, actas y publicaciones que explican cómo llegó a ser lo que es. En la Universidad de La Sabana esa tarea recae en la Dirección de Gestión Documental, que ha reunido, clasificado y custodiado archivos clave, con más de 2.200 boletines, documentos institucionales, publicaciones periódicas y videos digitalizados para consulta. Más que una labor técnica, ha sido un trabajo construido con criterio y sensibilidad que se alimenta de la participación de toda la comunidad.
El punto de partida de ese esfuerzo tiene fecha y protagonista. En 2007, Alfonso Forero (Q. E. P. D.), historiador y profesor de la Facultad de Comunicación, asumió la tarea de reconstruir la historia institucional de la Universidad a partir de las fuentes originales. Una de esas conversaciones quedó grabada en una de las salas de la Casa de Gobierno, frente a René Caballero, antiguo dueño de la finca Bella Colombia, predio que desde 1984 se convirtió en el Campus Central de la Universidad.
El doctor Forero entendía el valor de aquella conversación: preservar, en la voz de uno de sus protagonistas, un momento decisivo para la historia institucional. “Fue el evento que nos permitió convertirnos en una verdadera universidad”, explica Jaime Martínez, asesor de Memoria Institucional, refiriéndose a la compra del terreno donde actualmente funciona el campus. Lo que empezó con un trípode, un micrófono y una cámara encendida se convirtió en el archivo audiovisual que hoy la comunidad universitaria todavía puede escuchar.
Alfonso Forero, profesor (Q. E. P. D.), estuvo vinculado a la Universidad de La Sabana por 29 años. En ese tiempo lideró aportes a la reconstrucción de la memoria histórica institucional y la investigación y ejecución de homenajes a Octavio Arizmendi Posada y David Mejía Velilla.
Hoy, gracias a la decisión de preservar ese encuentro, la comunidad universitaria puede volver a escuchar, en la voz de sus protagonistas, cómo ocurrió uno de los hitos más importantes para la Universidad, incluso años después del fallecimiento de Alfonso Forero (Q. E. P. D.) y René Caballero.
Ese esfuerzo no se limitó a un solo encuentro. A través de entrevistas con algunos de los fundadores y protagonistas de la vida institucional, Forero ayudó a reconstruir los orígenes y la evolución de la Universidad. Con el paso de los años, esa tarea ha continuado gracias al trabajo de la Dirección de Gestión Documental y al liderazgo de Jaime Martínez, quien impulsó inicialmente esta labor desde la Secretaría General.
La iniciativa nació por decisión de la Comisión de Asuntos Generales del Consejo Superior (CAG), bajo el liderazgo del entonces rector, Obdulio Velásquez Posada. Para esa época, él había cursado estudios de historiografía, lo que despertó su interés por construir el relato institucional a partir de las fuentes originales. “El propósito era conservar la cultura y la identidad de la Universidad”, explica el doctor Velásquez Posada, actual director general del INALDE Business School, al señalar que la preservación de archivos, objetos y material audiovisual respondía a una visión de largo plazo para la institución.
“El objetivo era reconstruir la historia para que las nuevas generaciones supieran, con criterio histórico y no anecdótico, cómo habíamos llegado al presente”, complementa Luis Fernando López Cardona, director de Gestión Documental. Esta rigurosa labor de revisión y organización documental no solo ayuda a comprender el recorrido institucional, sino que se convierte en un insumo estratégico para tomar mejores decisiones en el presente, a partir de las experiencias y aprendizajes construidos por la Universidad. Así mismo, este trabajo de organización y reconstrucción de distintas fuentes documentales facilitará el trabajo futuro de historiadores, cuando desde su ciencia escriban la historia de la Universidad y de sus unidades.
Estas son algunas de las publicaciones de memoria institucional: Octavio Arizmendi Posada, David Mejía Velilla, Carlos Jordana Butticaz, Mons. Álvaro del Portillo, Libro 20 años, Libro 30 años, Libro del Puente del Común, 40 años Facultad de Educación, 30 años Facultad de Medicina.
Memoria institucional
Archivos que preservan la historia de la Universidad
Publicaciones y homenajes reunidos por la Dirección de Gestión Documental para conservar, consultar y transmitir los hitos que han construido la identidad de la Universidad de La Sabana.
Aniversarios académicos
30 años de la Facultad de Medicina
Los aniversarios de las unidades académicas hacen parte de las publicaciones que documentan el desarrollo de la Universidad y permiten poner sus hitos al servicio de las futuras generaciones e investigadores.
Fuente: Memoria Institucional, Dirección de Gestión Documental
Aniversarios académicos
40 años de la Facultad de Educación
La colección de Memoria Institucional reúne fotografías, publicaciones, piezas audiovisuales y boletines que registran la vida y el desarrollo de la Universidad, incluidos los aniversarios de sus facultades.
Fuente: Memoria Institucional, Dirección de Gestión Documental
Homenajes institucionales
Carlos Jordana Butticaz
Los homenajes y testimonios sobre protagonistas de la vida institucional permiten reconstruir los orígenes y la evolución de la Universidad a partir de fuentes originales y voces de quienes hicieron parte de su historia.
Fuente: Memoria Institucional, Dirección de Gestión Documental
Homenajes institucionales
David Mejía Velilla
La reconstrucción de la memoria histórica incluyó la investigación y ejecución de homenajes a David Mejía Velilla. Estos registros ayudan a conservar la cultura y la identidad institucional.
Fuente: Memoria Institucional, Dirección de Gestión Documental
Publicaciones históricas
Libro de los 20 años
Los libros institucionales trasladan los hechos y testimonios del archivo a formatos que acercan las lecciones del pasado a nuevas generaciones de estudiantes, profesores, graduados y colaboradores.
Fuente: Memoria Institucional, Dirección de Gestión Documental
Publicaciones históricas
Libro de los 30 años
La documentación institucional reúne actas, informes, proyectos, publicaciones y otros materiales permanentes para que el camino recorrido pueda comprenderse con criterio histórico, no solo anecdótico.
Fuente: Memoria Institucional, Dirección de Gestión Documental
Historia del campus
Libro del Puente del Común
La adquisición de la finca Bella Colombia, que desde 1984 se convirtió en el Campus Central, es uno de los hitos reconstruidos mediante entrevistas y fuentes originales preservadas por la Universidad.
Fuente: Memoria Institucional, Dirección de Gestión Documental
Memoria y legado
Monseñor Álvaro del Portillo
La conservación de fotografías, publicaciones y testimonios protege los referentes que han orientado la historia institucional y permite que sus principios y valores sean reconocidos en el tiempo.
Fuente: Memoria Institucional, Dirección de Gestión Documental
Homenajes institucionales
Octavio Arizmendi Posada
La memoria histórica de la Universidad incorpora homenajes a Octavio Arizmendi Posada y registros de quienes participaron en momentos decisivos de la vida institucional, para mantener viva su identidad colectiva.
Fuente: Memoria Institucional, Dirección de Gestión Documental
Para el doctor Martínez, allí radica el verdadero valor de esta tarea:
“La memoria es un nutriente de la identidad. Es la que permite ir por un futuro esperanzador, mirando hacia atrás con agradecimiento y reconociendo en los hechos e hitos de su historia, los principios y valores de la institución”.
En medio de un mundo en constante transformación, explica, la memoria permanece como uno de los principales puntos de referencia para que la Universidad no distorsione su misión e identidad.
Cuando las crisis reafirman nuestra identidad
El visor de la cámara captura una realidad inesperada: el agua reclama el campus. Es abril de 2011, en plena Semana de Pascua. El Río Bogotá, desbordado por una temporada invernal implacable, ha transformado el terreno de la Universidad en un inmenso espejo de agua que alcanza 1.80 metros de altura, cubriendo casi por completo las plantas bajas de las edificaciones.
En medio de esa crisis, aparece una imagen que simboliza el espíritu de la comunidad universitaria: en una lancha transitan profesores y administrativos, navegando con precaución sobre lo que solían ser los jardines del campus. Movidos por una voluntad que el agua no pudo sumergir, trabajan en conjunto para rescatar las instalaciones y los objetos institucionales.
La emergencia no frenó la actividad académica. Con una inundación de solidaridad de la sociedad, la Universidad logró instalar rápidamente dos sedes alternas en Chía y Bogotá para garantizar rápidamente la continuidad de las clases y mantener las labores administrativas mientras se superaba la inundación.
Los registros audiovisuales e impresos de los días posteriores capturan otra faceta de este esfuerzo colectivo: jornadas intensas de rescate y restauración de los archivos institucionales. Personas con overoles azules, guantes y tapabocas, se cuidan de los riesgos biológicos mientras trabajan en secar, limpiar y clasificar los documentos que habían quedado bajo el agua.
Así, de aquella época no solo quedaron registros de un desastre natural. Quince años después, esas imágenes han dejado de ser la evidencia de una crisis para convertirse en el testimonio de una comunidad de personas que superó la adversidad trabajando unida. “Lo que más me marcó fue la resiliencia de todos. Se enfocaron en seguir adelante con su trabajo, con la idea de continuar construyendo la Universidad”, recuerda el doctor López.
Tras las inundaciones del 25 de abril y 19 de mayo de 2011, el trabajo de la comunidad permitió recuperar el campus y rescatar los archivos institucionales afectados por el agua.
Esta respuesta ágil y solidaria refleja una visión que nació con los fundadores de la institución. “Ellos vivían con esa capacidad de la que hablaba san Josemaría: ‘soñad y os quedaréis cortos’. Mantenían el cuidado de los detalles, pensando siempre en el servicio a los demás”, señala el doctor López. “Eran personas ambiciosas, que sabían formar a otros y vivir la caridad en el trato cotidiano”, agrega el doctor Martínez.
A lo largo de los años, la memoria institucional ha permitido comprender cómo la Universidad ha enfrentado momentos decisivos, como este o como la pandemia por COVID-19, que transformaron su manera de actuar y la proyectaron hacia el futuro. Para López, revisar estos episodios permite reconocer una constante en la historia institucional: la capacidad de adaptarse y salir fortalecida sin perder de vista su identidad y sus principios. Además, ayuda a comprender las decisiones y aprendizajes que han marcado el rumbo de la Universidad a lo largo del tiempo. “Siempre ha existido una cultura de planeación, de revisar el entorno, aprender y adaptarse”, concluye.
Eventos como estos no solo permanecen en los archivos y testimonios históricos. También han sido llevados a distintos formatos, entre libros, eventos y series transmedia como Rostros UniSabana, que permiten acercar estas lecciones a las nuevas generaciones. “Son relatos y testimonios en boca de protagonistas y testigos de hitos de la Universidad, de cómo han impactado a la sociedad y han fortalecido el sentido de pertenencia de la comunidad universitaria”, explica el doctor Martínez.
¿Qué ha implicado preservar la memoria institucional?
Frente a un computador repleto de archivos, Gloria Patricia Ruiz Betancourt examina materiales en formatos que la tecnología ya no permite leer. Transcurre el año 2015 y, con paciencia, la analista de Gestión Documental se dedica a revisar, clasificar y migrar videos, grabados en MiniDV, VHS y Betamax, a formato MP4. Su misión es que los registros audiovisuales que se hicieron en la Universidad en el pasado queden a salvo en la era digital. Aunque es una labor técnica, también demanda criterio: se asegura de conservar el material que tenga la mejor calidad y los mayores insumos para contar la historia en el futuro.
En su escritorio también reposan fotografías que registran los inicios de la Universidad desde la creación del Instituto Superior de Educación (INSE). Con paciencia, se ha puesto en la misión de organizar sesiones abiertas con personas cercanas a la Universidad que estuvieron presentes en momentos antiguos de la historia. Su intención: despertar sus recuerdos para descifrar datos clave de las fotografías: quiénes aparecen, cuál es el evento que retratan y de qué fecha datan.
Gloria Patricia Ruiz Betancourt trabajó en la Universidad de La Sabana por 27 años, desde 1998 hasta el 2025.
Esta labor que Gloria Patricia desarrolló por tantos años en la Universidad habla de la misión de la Dirección de Gestión Documental. Más allá de conservar archivos históricos, se ha dedicado a organizar, clasificar y describir la información que se produce para garantizar su preservación y facilitar su consulta en el tiempo. Fotografías, videos, publicaciones, actas y documentos institucionales hacen parte de un proceso técnico que permite no solo resguardar la memoria de la Universidad, sino también reconstruirla y ponerla al servicio de las unidades académicas para sus aniversarios y para las futuras generaciones e investigadores.
El Archivo de la Universidad de La Sabana está integrado por tres ramas independientes, pero integradas en su gestión y administración por la Unidad de Gestión Documental. Entre ellas se destaca el Archivo Histórico Cipriano Rodríguez Santa María, conformado por documentos de valor histórico para investigadores e historiadores; el Fondo Administrativo, que conserva actas, informes, estudios, proyectos y otros documentos institucionales de carácter permanente; y la colección de Memoria Institucional, integrada por fotografías, publicaciones, piezas audiovisuales y boletines que registran la vida y el desarrollo de la Universidad.
“Nuestra misión es organizar la documentación de la Universidad para que la memoria institucional no dependa de una sola persona. Durante años recibimos materiales físicos de distintas unidades, revistas, folletos, periódicos, planos y publicaciones antiguas, y hemos trabajado para clasificarlos, conservarlos y darles una estructura que permita consultarlos y preservarlos en el tiempo”.
Para Gloria Patricia, el corazón de este patrimonio también habita en la versión original de los archivos y vestigios físicos que hacen parte de la historia. Por eso, recuerda con especial aprecio que en la sede Casa Archivo todavía es posible encontrar resguardados objetos como máquinas de escribir usadas por los estudiantes de la Facultad de Comunicación; brochures y papelería de programas antiguos, e incluso periódicos que servían para mantener informada a la comunidad universitaria. “Si no estuviese ese material, no sabríamos mucha parte de la historia. Es importante recuperar esa información y tenerla bien clasificada para que se pueda consultar fácilmente”, reflexiona Gloria.
Hoy, la tecnología sigue habilitando el acceso a la memoria. Andrea Vargas, analista de Archivo Histórico, quien es testigo de la gestión realizada por Gloria Patricia, cuenta que uno de sus desafíos actuales es facilitar el acceso a los archivos, los cuales se encuentran disponibles tanto en Sharepoint como en Intellectum. En ese repositorio se encuentran más de 2.200 boletines, documentos institucionales, publicaciones periódicas y videos debidamente digitalizados y catalogados para consulta.
En sintonía con este esfuerzo, los procesos de descripción, custodia e indexación de colecciones fotográficas y archivos multimedia ahora se adelantan con el apoyo de inteligencia artificial. A su vez, el Comité de Memoria Institucional, activo desde 2014, construye lineamientos e impulsa una iniciativa para que unidades y facultades aporten materiales que documentan hitos, transformaciones y rasgos de nuestra identidad institucional.
Memoria institucional
Los orígenes de la Universidad de La Sabana
Del Instituto de Educación Superior, INSE, en el barrio Quinta Camacho, a la consolidación del campus en la antigua Finca Bella Colombia, en Chía, recorre los hitos que dieron forma a la Universidad de La Sabana.
Orígenes · INSE
Símbolo institucional
Plaza de los Balcones
Finca Bella Colombia
Puente Rojo
Todos somos protagonistas y cronistas de la memoria
Es 2026, ahora eres tú quien tiene la cámara encendida. En la aplicación de tu celular, grabas y tomas fotografías pensando en compartirlas con amigos en tus redes sociales. Ese archivo puede llegar mucho más lejos que lo que permite una historia de 24 horas en Instagram. Puede trascender los años, las décadas y ser un registro clave para mantener viva la identidad de la Universidad con el paso de generaciones. Porque la historia también vive en las experiencias, recuerdos y momentos cotidianos de profesores, estudiantes, graduados, directivos y colaboradores, quienes conforman la memoria colectiva institucional.
Por eso, cada fotografía, video, documento o testimonio puede convertirse en una pieza fundamental para comprender el camino recorrido por la Universidad. “No estamos llamados solo a ser protagonistas, sino también historiadores”, afirma el doctor Martínez.
“Debemos ser conscientes de que lo que vivimos hoy será, mañana, parte de nuestra memoria institucional”.
De allí que conservar estos registros y compartirlos con la Universidad sea una forma de permitir que los momentos permanezcan y puedan ser conocidos por las generaciones que vendrán.
Para que esos archivos puedan ser consultados y comprendidos en el futuro, también es necesario conservar el contexto en el que fueron creados: las fechas, los eventos y las personas que hacen parte de cada registro. Esa información permite que el material sea organizado correctamente y consultado después en la web institucional, y en repositorios como Intellectum, donde ya reposan un buen número de documentos y registros.
“Seguiré orgullosa hasta mis últimos días de haber trabajado por la memoria institucional”, expresa Gloria Patricia, en una frase que reúne el sentir de todo un equipo. Esto lo reafirma William Muñoz, coordinador de Gestión Documental: “Tenemos una gran responsabilidad, dado que lo que tenemos bajo nuestra administración es la memoria de la Universidad”, afirma, destacando que el rigor, el cuidado por los detalles y el trabajo bien hecho son fundamentales para preservar ese legado en el tiempo.
Esa es una convicción que, para el doctor López, también hace parte del espíritu con el que los fundadores construyeron la Universidad y que hoy sigue siendo un llamado para toda la comunidad universitaria: “Si todos hacemos bien nuestro trabajo, eso se recogerá y seguiremos construyendo la Universidad que queremos construir”.
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