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REUNIONES EFECTIVAS

Identificar la temática que se quiere tratar y analizar si es realmente necesario hacer la reunión o se puede gestionar el tema de otra manera.

En caso de ser necesaria la reunión, se sugiere:

 

1

Convocar la reunión dentro del horario laboral

 

2

Identificar la mejor herramienta para poder llevar a cabo la reunión, según la temática, dinámica y la capacidad de red que tengan los miembros del equipo.

3

Preparar la agenda de la reunión con los temas que se van a tratar y enviar a los participantes los documentos relacionados con la misma para su estudio previo.

 

4

Identificar, con base en la agenda, quiénes deben asistir a la reunion y a quiénes, posteriormente, se les puede socializar las conclusiones, asignación de responsabilidades, etc

5

Tratar de planear la duración de las reuniones evitando que sean demasiado extensas. Para las reuniones que tomen más de una hora, se suigiere realizar pausas.

 

6

Al iniciar la reunión, permitir la visualización de la agenda a todos los asistentes. En la medida en la que avanza la reunión, se pueden ir incluyendo las conclusiones de cada punto, así todos ven el avance. Esto ayuda a enfocarse y a agilizar la reunión.

7

Pedir a los asistentes que disminuyan, dentro de lo posible, los distractores (como mantener páginas de redes sociales abiertas, responder correos electrónicos, etc.) o hacer varias actividades laborales al mismo tiempo. La contingencia conlleva nuevas dinámicas en el hogar que pueden causar interrupciones, situación que debe ser comprendida.

 

8

Dentro de lo posible, tratar de programar las reuniones con un intervalo de 10 o 15 minutos entre cada una. Estos espacios se pueden aprovechar para la atención del núcleo familiar, y la realización de pausas activas para disminuir la tensión muscular, la fatiga visual, mejorar la circulación, etc.

 

9

Para aquellos equipos que realicen reuniones de forma frecuente, se sugiere acordar un horario considerando las necesidades de los miembros del equipo.

GUÍA PARA EL TRABAJO FLEXIBLE

Por Juan Guillermo Sandoval - Psicólogo Organizacional -

1. INICIA TEMPRANO TU DÍA

Aprovecha el tiempo ahorrado en el traslado hacia el Campus e inviértelo en las actividades más rutinarias como responder el correo, revisar actas o documentos y hacer llamadas para el seguimiento.

2. ES IGUAL QUE IR A LA OFICINA

Ten una rutina diaria. Todo continúa y se te recomienda no cancelar actividades que luego congestionen la agenda cuando se retome el trabajo presencial y deban reprogramarse.

3. ESTRUCTURA TU DÍA COMO LO HARÍAS EN EL CAMPUS

Estructura las actividades alineándolas con tu agenda de objetivos (académicos y administrativos) y trabaja por bloques temáticos a través de la priorización de tus actividades.

4. DEFINE UN ESPACIO ESTRUCTURADO PARA HACER TU TRABAJO

Es clave contar con el espacio físico apropiado para trabajar desde casa. No es recomendable trabajar desde la cama o el sofá porque generan distracciones. Busca una mesa y una silla cómoda que te permita desarrollar bloques continuos de trabajo.

5. COMPROMÉTETE A HACER MÁS

Propónte metas retadoras para este tiempo. Es muy recomendable hacer listas to-do para este periodo de trabajo en casa.

6. COMUNICA TUS EXPECTATIVAS A LAS DEMÁS PERSONAS QUE ESTÁN EN CASA

El principal reto de trabajar en casa es el conciliar los mundos laboral y personal. Si estás compartiendo el espacio con otros miembros de tu familia, debes clarificar los tiempos para cada actividad y sincronizarlos.

7. TOMA DESCANSOS PROGRAMADOS

En tu programación de actividades define espacios para tomar un respiro. Espacios para pausas activas, tomar un café o pequeñas caminatas fuera. Son necesarios para el autocuidado, ayudan a restablecer los recursos físicos y psicológicos.

8. INTERACTÚA CON TUS COMPAÑEROS DE TRABAJO

Gracias a las aplicaciones móviles puedes mantenerte en contacto con tus compañeros. Un punto clave es no aislarte por lo que se te recomienda mantener comunicaciones sincrónicas con el equipo de trabajo de forma permanente.

9. DEFINE UNA HORA DE CIERRE DE TUS ACTIVIDADES

Aunque esta modalidad te permite trabajar en cualquier momento, debes mantener una jornada estándar. De acuerdo con tu plan de trabajo debes defininr una hora en la que puedas desconectarte y hacer la transición hacia tu mundo personal y/o familiar.

10. MANTÉN BAJO CONTROL LAS DISTRACCIONES

Trabajar en casa no es fácil por cuanto hay muchas distracciones posibles en el contexto. Otras personas, las mascotas, música, Tv o las mismas redes sociales pueden ser distractores que te hacen perder la concentración.